《律師事務(wù)所管理》簡介：本書是一部內(nèi)容全面、詳盡的教科書。對律師在管理律師事務(wù)所和法律業(yè)務(wù)部門中可能遇到的幾乎所有的問題，它都給出了相應(yīng)的建議。內(nèi)容包括律師收費(fèi)、市場營銷、人員管理、薪酬與利潤分配、律所分立與合并、行政管理、辦公室管理、計(jì)算機(jī)管理等等。本書是一部具有極高權(quán)威的管理寶典，作者瑪麗·安·奧爾特曼、羅伯特·I·維爾為美國著名律所管理專家，他們以三十年律所管理之經(jīng)驗(yàn)，在此全面、詳細(xì)地介紹了律所管理的原則、方法、技巧和訣竅。如果你是一名合伙人，本書會(huì)讓你的律所迅速脫穎而出，如果你夢想成為一名合伙人，本書是你實(shí)現(xiàn)夢想的天梯。本書1973年在美國首次出版，即獲得巨大成功，此后根據(jù)律師業(yè)發(fā)展的最新動(dòng)態(tài)，每年修訂新版，最后成為活頁書，暢銷全美以至全球三十余年。本書的中文本來自2005年最新版。




§ 1.01 為什么要管理？

管理是這樣一門藝術(shù)：通過使用已有的資源來達(dá)成想要達(dá)成的目標(biāo)。雖然這個(gè)詞匯最常用在商業(yè)組織里，但是它對服務(wù)性機(jī)構(gòu)、養(yǎng)育孩子或者是專業(yè)團(tuán)體同樣也是適用的。
對法律職業(yè)的組織管理是這樣的一門藝術(shù)：通過它可以使一個(gè)人的小所變成一個(gè)大團(tuán)隊(duì)。即使最能干的律師單憑自己的力量能做的事也是有限的。通過組織和有管理、有導(dǎo)向的團(tuán)隊(duì)合作，一個(gè)人的成功就可以得到成倍的增長。
街角的雜貨店每一周只有幾百美元的收入，和凈利潤達(dá)到幾千甚至上萬美元的超市相比，區(qū)別就在于組織管理。一家雜貨店的店主要包攬所有的事情：采買、等待顧客、貨物上架、還有收銀等等，通常情況下，都做的不怎么好。然而超級市場的一名經(jīng)理，通過專業(yè)的、有組織的團(tuán)隊(duì)力量，每一天就可以完成成千上萬的交易。
總有一些律師事務(wù)所具備高效的組織機(jī)構(gòu)和良好的管理水平。他們一般都會(huì)成為規(guī)模更大的城市事務(wù)所，這些事務(wù)所把他們個(gè)人的有關(guān)管理和組織機(jī)構(gòu)的理念發(fā)揚(yáng)開來。直到六十年代初，全美律師協(xié)會(huì)才指定了一個(gè)常務(wù)委員會(huì)來處理律師執(zhí)業(yè)中的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)。同樣也是在這段時(shí)間，其他許多律師協(xié)會(huì)也設(shè)立了新的委員會(huì)或者重組了從前的委員會(huì)來處理法律執(zhí)業(yè)中的經(jīng)濟(jì)問題。組織良好的管理體系成了律師們必須具備的東西。
下面是促使法律執(zhí)業(yè)者更加關(guān)注經(jīng)濟(jì)和管理問題的幾個(gè)具有特殊影響的因素：
（1） 律師事務(wù)所在規(guī)模上有所增加、涉及的專業(yè)領(lǐng)域也更加廣泛，再加上更趨激烈的競爭，使得律所管理復(fù)雜化并需要引入新的理念。
（2） 不斷增加的支出增加了律師事務(wù)所經(jīng)常性開支的壓力，而這種支出卻超過了律師費(fèi)的范圍。增加工作效率可以彌補(bǔ)其中的差距。
（3） 對于今天的法律服務(wù)市場來說，有效地利用先進(jìn)技術(shù)是提高競爭力的關(guān)鍵。律師們應(yīng)該比從前在技術(shù)上進(jìn)行更多的投資。這些花費(fèi)不扉的系統(tǒng)和軟件需要細(xì)致周到的管理。
（4） 年輕律師和其他非律師職員的工資比從前高了，這給律師事務(wù)所增加了更多的壓力。
（5） 更激烈的對客戶的爭奪。
（6） 客戶們在購買法律服務(wù)時(shí)變得更加成熟老練了。他們要求服務(wù)的提供者在提供服務(wù)時(shí)要更有效率，對客戶的要求也要作出更迅速、更敏感的回應(yīng)。
法律職業(yè)的發(fā)展步伐已經(jīng)快得超出了單個(gè)律師的能力范圍，無論是私人律師事務(wù)所的律師、縣里的地區(qū)檢察官、或是大公司的雇員，單憑一個(gè)人是無法滿足客戶的所有需要的。法律體系、規(guī)章制度、還有各種決議和法規(guī)都太龐大、太復(fù)雜了，對于個(gè)人來說，無論其有多高的效率，都無法成功的掌握；所以，近幾年來各種與法律執(zhí)業(yè)有關(guān)的組織都增大了規(guī)模，而其成員的技能也都更加專業(yè)化�？蛻魝儯�尤其是那些經(jīng)常使用法律服務(wù)的客戶，也意識(shí)到了這些變化。
管理的理念很難引入到法律職業(yè)圈里。那些精通專業(yè)的律師們都具有某種個(gè)性，就如同其他專業(yè)人士一樣。這一點(diǎn)使得那些適用于某些公司或軍隊(duì)的僵硬、刻板的管理體制沒有辦法在這個(gè)團(tuán)體里行得通。律師們都有著鮮明的個(gè)性，他們喜歡作決定。很多人都爭強(qiáng)好勝，而好爭論的性格被公認(rèn)為值得擁有。法律專業(yè)人士都有很強(qiáng)的傳統(tǒng)上的優(yōu)越感，這些特點(diǎn)所形成的體制有好的地方也有不好的地方，雖然這樣的體制正在發(fā)生改變。
要管理一隊(duì)律師的工作，或者是將他們的業(yè)務(wù)行為系統(tǒng)化，是很難的。然而，即使是只由兩名律師組成的團(tuán)隊(duì)，也需要在其中間做出協(xié)調(diào)。由十名律師或者成百名律師組成的團(tuán)隊(duì)，更需要一個(gè)特別的管理結(jié)構(gòu)，既能滿足每個(gè)成員個(gè)人的喜好，在某種程度上又存在隸屬關(guān)系。
§ 1.02 管理的職能
對一個(gè)專業(yè)的法律服務(wù)機(jī)構(gòu)來說，好的管理要確保滿足下面幾點(diǎn)要求：
（1） 迅速合宜的完成客戶的工作。
（2） 服務(wù)費(fèi)用對于客戶來說應(yīng)該是經(jīng)濟(jì)的，對于律師來說也應(yīng)該是合理的。
（3） 要保證專業(yè)人士定期學(xué)習(xí)新法規(guī)，保證及時(shí)進(jìn)行專業(yè)學(xué)習(xí)并恰當(dāng)?shù)貙W(xué)以致用。
（4） 員工應(yīng)均分工作負(fù)擔(dān)，每個(gè)人都應(yīng)該有機(jī)會(huì)追求專業(yè)上的成就。
（5） 雇用新律師應(yīng)該是有規(guī)劃、有協(xié)調(diào)的，同時(shí)也應(yīng)該對他們進(jìn)行培訓(xùn)，使其逐漸融合于集體中。
（6） 要保證有訓(xùn)練有素的非律師員工，并有針對他們的合宜的鼓勵(lì)機(jī)制和監(jiān)督機(jī)制。
（7） 要發(fā)展并有效率地維持適應(yīng)律所需要的體制和程序；保證新的雇員應(yīng)該熟知這些體制和程序。
（8） 工作任務(wù)應(yīng)該在律所職員中依能力高低進(jìn)行分派：從律師到律師助理，到非律師職員，一直到能力最低的員工。
（9） 預(yù)算、現(xiàn)金流動(dòng)、工資和利潤分配都應(yīng)該經(jīng)過深思熟慮，避免產(chǎn)生不必要的危機(jī)。
（10） 應(yīng)有一核心機(jī)構(gòu)合理地預(yù)測律所不斷變化的需求。
（11） 應(yīng)有一有效的組織結(jié)構(gòu)規(guī)劃和市場營銷規(guī)劃，以便盡早發(fā)現(xiàn)不利因素并成功解決問題。
（12） 所有個(gè)人的努力都應(yīng)該被確認(rèn)和肯定。
（13） 利潤分配計(jì)劃和其他福利計(jì)劃都應(yīng)該為職員提供為集體利益工作的動(dòng)力，而非僅僅追求個(gè)人利益。
任何一個(gè)專業(yè)團(tuán)體的主要資源就是它擁有的專業(yè)人士。其他資源則包括那些長期雇員、可供短期或暫時(shí)雇傭的專業(yè)人員或非專業(yè)人員、辦公設(shè)施、金錢和信譽(yù)、設(shè)備、圖書館和文件。
正是管理將所有這些資源集合在一起來達(dá)成目標(biāo)的。如果缺乏管理，或者是缺乏目標(biāo)，就會(huì)浪費(fèi)其中的一些資源，從而就不能充分發(fā)揮整個(gè)組織的潛力。
就法律職業(yè)來說，首先應(yīng)該確立管理的目標(biāo)。它們可以是：（1）提供高質(zhì)量的法律服務(wù)，（2）給合伙人和雇員的足夠的報(bào)酬，（3）律師事務(wù)所的生存和成長，（4）所有相關(guān)人員心理和地位上的滿足。
管理的基本原則，在做出相應(yīng)的調(diào)整之后，既適用于單獨(dú)執(zhí)業(yè)的律師，也適用于最大規(guī)模的律師事務(wù)所，既包括檢察官的辦公室，也包括公司的法律事務(wù)部。每一個(gè)組織都有它自己的目標(biāo)，每一個(gè)組織也都有它自己的資源來達(dá)成它的目標(biāo)。
§ 1.03 管理的理念
下面是一些和專業(yè)組織有關(guān)的基本管理理念：
[1]—— 規(guī)劃
對明天、明年或者是未來五年進(jìn)行規(guī)劃，是管理理念中的一個(gè)基本原則。如果律師們發(fā)現(xiàn)他們沒有辦法跟上工作進(jìn)度，或者新來的律師沒有辦公室用，再或者昨天就該給客戶的一份文件現(xiàn)在還未完成，就是因?yàn)樗麄儧]有理會(huì)這個(gè)原則。
進(jìn)行短期規(guī)劃是每個(gè)管理者持續(xù)的責(zé)任。長期的規(guī)劃則是一個(gè)更加復(fù)雜的程序。如果要更好的完成長期規(guī)劃，需要時(shí)間、努力和持久不斷的恒心。在第7章里有關(guān)于長期規(guī)劃的詳細(xì)介紹。
[2]—— 組織
組織意味著在一個(gè)合作團(tuán)隊(duì)里、在每個(gè)工作層面，確立每個(gè)人和每個(gè)崗位的不同責(zé)任。組織意味著分派任務(wù)，包括參加案件審理、接電話、就新的租約進(jìn)行談判、或者是使會(huì)議室保持清潔整齊。組織就是對人力資源和其他資源包括設(shè)備、空間、資金和其他資產(chǎn)的分派和運(yùn)用。組織保證規(guī)劃的實(shí)現(xiàn)。
[3]—— 交流
即使一名律師只配備了一位秘書，讓他們兩個(gè)了解彼此目前處理的事情，都可能是個(gè)問題。更別提在一個(gè)更大的組織里了，交流的障礙會(huì)成幾何級數(shù)增長。管理的主要職能就是要使信息的流動(dòng)在整個(gè)組織里，從上至下暢通無阻。
[4]—— 執(zhí)業(yè)管理
對業(yè)務(wù)進(jìn)行指導(dǎo)是管理者一項(xiàng)持續(xù)不斷的責(zé)任。除此之外，還要在多人中間進(jìn)行協(xié)調(diào)，以確保他們完成并正確完成所有任務(wù)。管理者必須對其員工實(shí)施有效的管理，從而確保在問題產(chǎn)生或需要作出更正時(shí)得到回應(yīng)。和分配責(zé)任，以及復(fù)審和評估制度（見下）也是執(zhí)業(yè)管理的內(nèi)容。
[5]—— 甄選人才和分派責(zé)任
開拓和發(fā)展人力資源在法律服務(wù)這個(gè)勞動(dòng)密集型的職業(yè)里是管理者非常重要的一項(xiàng)責(zé)任。按照每個(gè)人能力的大小、從上至下的分派責(zé)任、并隨著個(gè)人學(xué)習(xí)和成長的情況確定其能力是非常重要的任務(wù)。
[6]—— 審查和評估
人們的工作和對其他資源的使用必須被定期審查并做出評估。只有通過這樣的程序，才能有更多的提高。
[7]—— 領(lǐng)導(dǎo)權(quán)
領(lǐng)導(dǎo)權(quán)是一個(gè)在管理學(xué)中有點(diǎn)模糊的詞匯，用來描述一個(gè)經(jīng)雙方一致同意的、由下屬給予領(lǐng)導(dǎo)者或者由一群平等的人給予其中一些人的權(quán)力。好的管理者能夠獲得領(lǐng)導(dǎo)權(quán)；沒有領(lǐng)導(dǎo)權(quán)的管理者，最終都會(huì)失敗。
[8]—— 控制
控制這個(gè)詞匯經(jīng)常被會(huì)計(jì)師們所使用。它是指系統(tǒng)地掌握信息，以使管理者能夠及時(shí)察覺出現(xiàn)的不利傾向和問題，并能作出修正決定�？刂屁D―這個(gè)審查體系或者說檢查體系的一部分，能夠防止不好的結(jié)果（比如說錯(cuò)過了一次約見，或者是金錢的損失）發(fā)生。
在一些更小規(guī)模的法律執(zhí)業(yè)組織里，幾乎每個(gè)人都參與管理活動(dòng)。當(dāng)這個(gè)組織的規(guī)模增長后，許多管理事項(xiàng)（就像法律一樣），會(huì)逐漸分派給某幾個(gè)專家承擔(dān)。小型事務(wù)所里的合伙人一般會(huì)身兼多職――既是工作者、又是管理者，當(dāng)然還是所有者。在大型的律師事務(wù)所里面，一些合伙人不承擔(dān)管理者的職能，只是作為專業(yè)的工作者和所有人。
[9]—— 市場營銷
就法律服務(wù)進(jìn)行的市場營銷已經(jīng)從原來一項(xiàng)必需、卻又未經(jīng)規(guī)劃的律師職能（典型的表現(xiàn)就是參加一些社交活動(dòng)）演變成了許多律師事務(wù)所里正式的商業(yè)職能了。由于市場營銷與法律服務(wù)定價(jià)和提供服務(wù)是不可分割的，所以它就不再是一種未經(jīng)管理的、或出于個(gè)別律師自愿而作出的行為了。不斷增長的對新客戶的爭奪也同時(shí)要求律師事務(wù)所將發(fā)展客戶這一工作體制化并且進(jìn)行規(guī)劃。在一個(gè)成熟的法律服務(wù)市場上，老練成熟的客戶們也要求律師在保持和維護(hù)已經(jīng)建立的客戶關(guān)系上作出很大投資。
§ 1.04 管理分支
在法律執(zhí)業(yè)中，管理的內(nèi)容有兩個(gè)方面，這兩方面職能是可以區(qū)分開的，合伙人可以只承擔(dān)其中一項(xiàng)職能。
律師事務(wù)所的行政管理，包括人事、收費(fèi)和現(xiàn)金管理、會(huì)計(jì)事務(wù)、辦公場所、采買以及其他類似商業(yè)管理的內(nèi)容。商業(yè)化的行政管理使得執(zhí)業(yè)律師能高效地提供法律服務(wù)并在其工作領(lǐng)域內(nèi)盡可能實(shí)現(xiàn)最大生產(chǎn)價(jià)值。它為律所的法律專業(yè)工作提供支持，并使這樣的工作得以順利進(jìn)行。商業(yè)化的行政管理為專業(yè)人士提供了舒適的辦公空間、高效的秘書、資金投資以及重要的東西――薪酬。
對法律事務(wù)的管理是律師事務(wù)所管理的另外一個(gè)方面。一名高級律師也許要對一大堆法律文件和其下屬的律師負(fù)責(zé)，但是他不對整個(gè)組織的所有法律事務(wù)負(fù)責(zé)。有一個(gè)交叉的領(lǐng)域，即對年輕律師和法律助理的雇用和培訓(xùn)，這些是需要在商業(yè)化行政管理和法律工作管理之間進(jìn)行謹(jǐn)慎協(xié)調(diào)的。
§ 1.05 決策等級
一些律師事務(wù)所沒有區(qū)分決策的不同等級。舉例來說，筆者曾經(jīng)遇到一家中等規(guī)模律師事務(wù)所的五名合伙人，花了兩個(gè)小時(shí)的時(shí)間來討論是否要為兩名秘書漲工資。如果他們決定要增長，秘書一年的工資增幅也只有2400美元，然而這五個(gè)合伙人（每個(gè)人收費(fèi)每小時(shí)250美元）卻在決策的時(shí)候丟了2500美元。
[1]—— 政策性事項(xiàng)
政策性事項(xiàng)一般在私人律師事務(wù)所里都是由全體合伙人決定的。在公司或是政府的法律部門里面，都由主要負(fù)責(zé)人來決定。政策性事項(xiàng)就是那些會(huì)對整個(gè)組織產(chǎn)生重大深遠(yuǎn)影響的事情。典型的政策性事項(xiàng)包括：（1）吸納新的合伙人；（2）采用某個(gè)雇用規(guī)劃；（3）對預(yù)算的審查和采納；（4）接受代理一個(gè)還未確定律師費(fèi)的大刑案件；（5）更換辦公場所；（6）大規(guī)模的投資。
[2]—— 管理性決定
決議就是將某個(gè)組織的政策變成具體的承諾或者行動(dòng)，從而可以被分派給某個(gè)人或者某個(gè)團(tuán)體。這可能包括雇用某個(gè)人（并非創(chuàng)立一個(gè)新的崗位）、選擇購買某種類型的設(shè)備（如果預(yù)算中有足夠的基金）、給某個(gè)雇員漲工資（在預(yù)算范圍內(nèi)）、或者是解雇某個(gè)固定員工。
[3]—— 行政性決定和領(lǐng)導(dǎo)性決定
行政性決定就是去實(shí)施一個(gè)有規(guī)律的計(jì)劃，具體例子包括：在事務(wù)所政策允許的范圍內(nèi)列明具體的律師費(fèi)用、代理某個(gè)按小時(shí)計(jì)費(fèi)的法律案件、代為支付客戶的支出、分派任務(wù)、以及規(guī)劃加班時(shí)間。
[4]—— 具體性工作
最后，有一些工作是去實(shí)施決定，但它們并不是管理性的工作。這些工作可能包括：（1）對某項(xiàng)法律事務(wù)應(yīng)當(dāng)依據(jù)哪些索引進(jìn)行搜索；（2）到哪里存放文件；（3）是否要用快遞或者是普通郵件；（4）律師應(yīng)怎樣為某個(gè)案件進(jìn)行辯護(hù)。
§ 1.06 管理的技巧
美國的工業(yè)之所以聞名于世，就是因其在管理上的才能與智慧。在運(yùn)用管理的基本原則時(shí)，人們發(fā)展出了許多技巧性的東西。它們中有一些（并非全部）是可以被運(yùn)用到律所或者法律部門的。具體運(yùn)用程度的多少應(yīng)當(dāng)按照該組織的特點(diǎn)、其管理的復(fù)雜程度及其規(guī)模大小來作相應(yīng)的調(diào)整。
[1]—— 書面程序以及手冊
書面程序是非常必要的，因?yàn)槿绻�人們花費(fèi)了時(shí)間找到了一個(gè)好方法達(dá)成了目標(biāo)，只有書面程序能夠?qū)⑦@個(gè)方法保存下來。這個(gè)原則不但是在處理某個(gè)特別的法律問題時(shí)適用，同樣還適用于內(nèi)部文檔的管理。如果沒有書面程序，那么不同的人即使是做同樣的工作，也會(huì)以不同的方式來完成；即便是同一個(gè)人，也會(huì)在不同的時(shí)間使用不同的方法；因而，就不會(huì)有一致的結(jié)果，而工作效率也會(huì)隨之改變。　　　
書面政策與書面程序在某些方面是不同的。書面政策只是告訴人們?nèi)プ鍪裁�，而不是怎樣做。前后一致的并且為大家所熟知的政策，能夠提升士氣而且提高工作效率。政策，具體表現(xiàn)為手冊的形式，是對一個(gè)組織的規(guī)定及其組織機(jī)構(gòu)的詳細(xì)記述。
為了更具有用性，程序和政策手冊都必須定期被審查和更新。
[2]—— 系統(tǒng)分析
人們做事總是有體系的，或者說是有方式的。如果缺乏管理領(lǐng)導(dǎo)，那么這樣的工作體系或方式只會(huì)照著做工作的人的意思來發(fā)展。系統(tǒng)分析是對工作完成的過程進(jìn)行深思熟慮的審查，目的就是要使工作方式提高。系統(tǒng)分析往往會(huì)使程序書面化，并對必須履行工作的人進(jìn)行培訓(xùn)。
[3]—— 保存記錄
許多小型律師事務(wù)所的苦惱就是保存工作記錄。好的工作記錄會(huì)幫助一家律所了解自己所有的歷史性材料。當(dāng)向客戶收費(fèi)或是報(bào)稅的時(shí)候，這些都是非常重要的資料。還有另外一些很重要的記錄，比如說某個(gè)秘書何時(shí)漲了工資、她是否經(jīng)常遲到、圖書館里是否有Matthew Bender出版的這本有趣的書、或者訴訟的另一方當(dāng)事人是否已經(jīng)雇用了這家律所等等。
[4]—— 財(cái)務(wù)控制
財(cái)務(wù)控制一般涉及的問題包括良好的會(huì)計(jì)記錄、財(cái)務(wù)目標(biāo)以及預(yù)算。一般來說，那些確立了財(cái)務(wù)目標(biāo)、并將其職業(yè)行為與財(cái)務(wù)目標(biāo)進(jìn)行對比的律所，往往都比那些視財(cái)務(wù)文件管理為厭事的律所運(yùn)作的更好。
[5]—— 預(yù)算
對支出進(jìn)行預(yù)算不僅是確立目標(biāo)的手段，而且也是分派權(quán)力的重要手段。合伙制的律所可以采納預(yù)算這個(gè)方法。某個(gè)合伙人或者職員可以支配預(yù)算的一部分甚至全部。在政府和公司的法律部門里，預(yù)算是生存所必須的技能。
[6]—— 責(zé)任分派及組織機(jī)構(gòu)
權(quán)力和責(zé)任的架構(gòu)是管理的基本組成部分。在原始的人類社會(huì)和動(dòng)物界的許多領(lǐng)域里，都有自然產(chǎn)生的權(quán)力和領(lǐng)導(dǎo)的組織架構(gòu)。管理學(xué)對這個(gè)基本的“捕食順序”做了清楚的定義并且進(jìn)行了精練，形成了一個(gè)公認(rèn)的和定義分明的架構(gòu)。管理良好的組織應(yīng)具備一個(gè)框架分明、并經(jīng)過深思熟慮的組織機(jī)構(gòu)。組織里的每個(gè)成員都知道他怎樣與別人彼此關(guān)聯(lián)、別人期待他作出怎樣的舉動(dòng)和決定、而且何時(shí)他應(yīng)該從其領(lǐng)導(dǎo)那里尋求指示。書面化的崗位明細(xì)表可以用來說明權(quán)利和責(zé)任，就好像書面程序被用來形成某個(gè)工作體制一樣。這樣的一個(gè)組織機(jī)構(gòu)會(huì)在整個(gè)組織不同的組成部分之間、并從上至下地形成一個(gè)秩序良好的交流機(jī)制。
責(zé)任分派是一門藝術(shù)。能將這門藝術(shù)運(yùn)用自如的人就會(huì)獲得時(shí)間將其精力集中運(yùn)用在那些客戶真正付了錢要他集中精力去做的事情上，并保證這些工作以最少的成本來完成。與此同時(shí)，而其下屬的雇員們會(huì)獲得更多的工作動(dòng)力，并獲得更好的崗位培訓(xùn)。下面介紹的就是一些責(zé)任分派藝術(shù)的小竅門。這篇文章名為《分派的藝術(shù)》，刊登在《小企業(yè)報(bào)告》1982年第11月期雜志上。
[a]—— 克服不愿分派任務(wù)的心理
不愿分派任務(wù)的原因包括：對員工缺乏信心、不良的組織機(jī)構(gòu)從而無法下達(dá)命令并保證其實(shí)行、“我自己可以做的更好”的情緒、那種自然的去做自己更熟悉的事情的心態(tài)、和一個(gè)人必須什么都能做的偏頗認(rèn)知。
[b]—— 分配什么樣的工作
在下列情況下就必須分派工作了，包括：如果下屬完全可以勝任這項(xiàng)工作；如果另一個(gè)人已經(jīng)掌握了需要作出決定或是完成工作的全部信息；如果要完成的這項(xiàng)工作是細(xì)致、但又不需要分析或規(guī)劃的；如果這項(xiàng)工作并不需要分派人所具備的某種特殊技巧；如果另一個(gè)人能夠直接掌控這項(xiàng)工作。注意不要使你分派的任務(wù)過多或過少，這兩者都是缺乏效率的。分派過少會(huì)是這樣：分派人對工作的某一部分依然承擔(dān)個(gè)人責(zé)任，或者將某項(xiàng)工作的幾個(gè)部分分派給了不同的人。這樣通常會(huì)導(dǎo)致誤解、重復(fù)的工作、令人不滿的結(jié)果和高額的成本。分派過多則是：某項(xiàng)工作被分配給了某個(gè)人，而此人并不擁有完成這項(xiàng)工作所必須的技能、權(quán)利、時(shí)間以及資源。
[c]—— 找出那些能夠并愿意承擔(dān)更多責(zé)任的人
領(lǐng)導(dǎo)者需要對下屬進(jìn)行評估，目的是為了找出誰能成功地完成工作。若是選擇由某個(gè)人來承擔(dān)更多的責(zé)任，應(yīng)該作出正式的通知。該員工的崗位明細(xì)表應(yīng)被更新修改，還要讓其他人都了解該員工的崗位已經(jīng)變化、他（她）被賦予了更多的責(zé)任和權(quán)力。
[d]—— 要耐心
下屬承擔(dān)更多工作的能力是逐步增長的。這樣的增長需要時(shí)間。如果某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者有很多下屬，他必須避免偏愛某個(gè)或者某些更早顯明其能力的人。
[e]—— 不要收回已分派的任務(wù)
如果收回下屬的工作、改變其工作或?qū)⒐ぷ鞣峙浣o其他人，他們會(huì)經(jīng)歷很大的挫折感。如果發(fā)生這樣的事，下屬的工作動(dòng)力和自信都會(huì)極大下降，他工作的能力也會(huì)下降。若是下屬向領(lǐng)導(dǎo)者尋求解決問題的方案，領(lǐng)導(dǎo)者需要詢問下屬的建議，否則下屬就會(huì)非常依賴領(lǐng)導(dǎo)，也就不能實(shí)現(xiàn)分派任務(wù)的目的了。
[f]—— 將權(quán)力和責(zé)任同時(shí)分配
責(zé)任是必須完成某項(xiàng)工作的義務(wù)，而權(quán)力則使一個(gè)人有權(quán)去完成所有的目標(biāo)。總的指導(dǎo)原則是：分派足夠的權(quán)力會(huì)使員工具備工作的動(dòng)力、會(huì)使該工作不受干涉地良好運(yùn)行、并按期、按時(shí)地完成。
[g]—— 下屬要對工作負(fù)責(zé)
要記�。航K極責(zé)任是不能分派給下屬的。一名管理者必須愿意去支持下屬所作出的行為和決定，然而下屬們也要明白不能完成工作的處罰就是失去工作機(jī)會(huì)。
[h]—— 書面化
管理者應(yīng)該清楚的寫明下屬的責(zé)任、權(quán)力、發(fā)生問題后要承擔(dān)的后果和工作的目標(biāo)。至關(guān)重要的一點(diǎn)是要讓下屬明白工作完成的時(shí)限以及怎樣匯報(bào)工作成果。很明顯，崗位明細(xì)表是分派工作過程中一種非常有用的工具。
[i]—— 給予自由但又不失控
下屬們需要擁有一定程度的自由從而找出達(dá)成工作目標(biāo)的方法。管理者必須承認(rèn)：條條道路通羅馬。但同時(shí)又需要保持一定程度的控制以使下屬們對他們的行為負(fù)責(zé)，并要及時(shí)檢查他們的工作成果。管理者需要在這兩者之間進(jìn)行良好的平衡。過多的自由（比如說沒有時(shí)間限制）或者是過多的控制（比如說口提面命的指示如何做一項(xiàng)工作）都會(huì)導(dǎo)致下屬的失敗。
[j]—— 評估成果
當(dāng)某項(xiàng)任務(wù)完成以后，領(lǐng)導(dǎo)者關(guān)注的焦點(diǎn)應(yīng)當(dāng)是評估這個(gè)結(jié)果，而并非評估任務(wù)完成的手段。如果出了紕漏，管理者必須找出失敗的原因。如果是下屬的錯(cuò)，應(yīng)該私下里提出建設(shè)性的批判意見。如果下屬成功地完成了一項(xiàng)工作，那么就應(yīng)該給予獎(jiǎng)勵(lì)和榮譽(yù)。
[7]—— 控制的范圍
一名領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)嵤┯行Э刂频娜藛T范圍是有限的。盡管通常人們說在上下級隸屬關(guān)系中下屬人數(shù)最多應(yīng)該在四至八人之間，但這個(gè)數(shù)字也并非是最權(quán)威的。一名管理者能夠?qū)嶋H指揮的下屬人數(shù)取決于這名管理者是否還擔(dān)負(fù)著其他責(zé)任（即專業(yè)工作）、領(lǐng)導(dǎo)者的個(gè)性、以及下屬的特征。
如果超越了控制的范圍，那么下屬就不能獲得領(lǐng)導(dǎo)的指示、不能在間隔適當(dāng)階段后匯報(bào)工作的進(jìn)展、或者與上級進(jìn)行有效的交流了。在律師們的辦公室里，這并非罕見，所以控制范圍這個(gè)概念應(yīng)該是有些讀者特別想要弄清的問題。
一家美國管理協(xié)會(huì)在對39家商業(yè)公司作出組織機(jī)構(gòu)研究的調(diào)查之后發(fā)現(xiàn)，在這些公司中所有的最高層主管，都向一名首席執(zhí)行官匯報(bào)工作。其中最常見的下屬人數(shù)是8名。大多數(shù)公司下屬人數(shù)都在7－11名之間。然而，律師們既要完成法律專業(yè)工作，又要完成管理工作，是不可能管理這么多下屬的。從一、兩名合伙人的結(jié)構(gòu)成長起來的律所或法律辦公室通常都存在控制范圍的問題。這些問題一般都是這樣產(chǎn)生的：高級律師要管理普通律師、文檔管理員、秘書和其他所有雇員。筆者在咨詢過程中就遇到過這樣的例子：
這家律師事務(wù)所在國內(nèi)很有知名度，客戶也遍及各州。在兩名原始合伙人中，山姆·史密斯是那個(gè)“主外”的，他和客戶聯(lián)絡(luò)得非常好，但從來都不會(huì)考慮怎樣完成工作。而邁克斯·格雷，另外一名高級合伙人，負(fù)責(zé)管理整個(gè)辦公室。還有一名35歲的律師被指定為初級合伙人。在總共9名律師中，還有6名普通律師、10名秘書和1名會(huì)計(jì)。除一些秘書之外，幾乎每個(gè)人都要向邁克斯·格雷匯報(bào)工作。山姆·史密斯在全國各地旅行服務(wù)其客戶，而邁克斯·格雷則在辦公室里和主要的客戶通長途電話，并且試著將工作分派給年輕的律師，他們每個(gè)人都像是他的私人助理。
當(dāng)我們與年輕的律師們談話時(shí)，他們抱怨說沒有辦法跟邁克斯·格雷溝通，或者說如果他們這樣做就好像打擾了他。而邁克斯·格雷的指示也總是匆匆忙忙或不清不楚的，很多時(shí)候都為時(shí)過晚。邁克斯·格雷則抱怨說他簡直是無休無止地地工作，現(xiàn)在他已經(jīng)快60歲了，但工作的時(shí)間卻一天比一天長，有一次還犯了輕微的心臟病。會(huì)計(jì)則說，合伙人都沒有注意到該收的賬款沒有收上來，而她也沒有辦法就她的問題跟合伙人交流。
邁克斯·格雷的控制范圍顯然已經(jīng)超過其能力。只有給初級合伙人真正的合伙人身份，并且將工作的負(fù)擔(dān)分派給他，高級合伙人才能更有效率的來處理他們的事務(wù)。
[8]—— 命令的單一性
“命令的單一性” 的管理理念意味著一個(gè)人應(yīng)該只對一名上級匯報(bào)工作。然而律師事務(wù)所卻頻繁地忽略了這個(gè)原則，尤其是事務(wù)所的管理者，他們通常要向管理委員會(huì)的3－5名委員匯報(bào)工作。另外，普通律師也要受律所里所有合伙人的指揮，而并非僅從一名合伙人處尋求指示。許多律所之所以面臨嚴(yán)重問題，歸根結(jié)底就是因?yàn)闆]有遵守這一基本原則。
§ 1.07 律所管理者必備的素質(zhì)
在筆者們30多年里對律師及其團(tuán)體就管理問題提供咨詢的過程中，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)沒有人具備管理一家律所的素質(zhì)或愿望。在公司的法律事務(wù)部和律師事務(wù)所中明顯缺乏具備這樣素質(zhì)和愿望的人。如果讀者要尋找一位管理合伙人、一名法律事務(wù)部主任、或是一家大公司法律部的管理者，下面是應(yīng)該考慮的個(gè)人所應(yīng)具備的素質(zhì)：
（1） 興趣。無論怎樣，許多律師只是對整個(gè)管理問題缺乏興趣。那些沒有興趣的人是不能作好管理者的。
（2） 決斷性。即使犯錯(cuò)誤也比避免作決定好。一名好的管理者會(huì)對事情進(jìn)行評估、立即作出決定并實(shí)施，而且會(huì)馬上去解決另外一個(gè)問題。一個(gè)糟糕的管理者則會(huì)作出一個(gè)不合適的決定，或者說不作決定－－這樣其實(shí)更糟。
（3） 智慧。要成為一名好的管理者，是需要智慧的。這通常不是律師們所缺乏的東西。
（4） 控制情緒。一名管理者在商業(yè)事務(wù)中不能情緒化或發(fā)怒。管理者必須能夠作出并實(shí)施艱難的決定，比如說解雇某個(gè)人，而且也不能讓個(gè)人的情緒影響工作。
（5） 付出時(shí)間。要管理一家組織是需要付出時(shí)間和精力的。在管理上所花費(fèi)的時(shí)間，必須要超過這名律師管理人從事法律工作所需要的時(shí)間。作決定并不總要花費(fèi)很長時(shí)間，一般來說必須立即作出。
（6） 培訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)。大學(xué)授予人們管理學(xué)的高級學(xué)位，就好像法律一樣。管理學(xué)涵蓋了許多技能，包括經(jīng)濟(jì)學(xué)、心理學(xué)、社會(huì)學(xué)和會(huì)計(jì)學(xué)的很多方面。經(jīng)驗(yàn)，對管理者的這種專業(yè)培訓(xùn)是一種促進(jìn)提高，就好像法律執(zhí)業(yè)會(huì)促進(jìn)提高律師們的法律專業(yè)知識(shí)那樣。通過閱讀和參加各種課程的自我培訓(xùn)是對正規(guī)教育的有益補(bǔ)充。
（7） 領(lǐng)導(dǎo)素質(zhì)。人格的力量會(huì)推動(dòng)政策和決定達(dá)成一致。有些人有這個(gè)能力，有些人沒有。那些總想被人喜愛和贊美的人，很少成為好的領(lǐng)導(dǎo)。
（8） 分析能力。一名管理者必須有能力對事態(tài)進(jìn)行分析，從而作出令大家接受的解決方案。一名好的管理者不會(huì)依據(jù)傳聞或謠言作決定，反而會(huì)在作出回應(yīng)之前找出相關(guān)事實(shí)。
（9） 使用權(quán)力的意愿。一名管理者必須愿意去承擔(dān)和使用權(quán)力。但這并不意味著要通過獨(dú)裁的方式對別人實(shí)行控制，而是運(yùn)用權(quán)力使工作得以完成。一個(gè)不想使用權(quán)力的管理者是不會(huì)有影響力的。
（10） 對人有興趣。人是使一個(gè)組織發(fā)揮作用的基石。要想有影響力，一名管理者必須真正對該組織內(nèi)的所有人有興趣。如果具備了所有其他的素質(zhì)但卻缺乏良好的人際關(guān)系技巧，那么管理者還是很容易會(huì)失敗。如果需要，應(yīng)該進(jìn)行這方面的培訓(xùn)。
（11） 與別人交流的能力。一名好的管理者必須能夠與別人交流、培訓(xùn)別人和教導(dǎo)別人。他或她必須樂于向別人傳授知識(shí)，并培訓(xùn)在組織內(nèi)的其他管理者。
（12） 獲得信息的能力。一名管理者必須是一個(gè)信息的接受者。為了成功的發(fā)揮這個(gè)職能，他或她必須是一個(gè)好的傾聽者。管理者必須能看破表像作出一針見血的回應(yīng)。
§ 1.08 特殊問題
管理律師們的團(tuán)體有一個(gè)特殊問題，就是律師們的本性問題。哈丁·A·奧倫多年以來一直是一家位于明尼波利斯市的大型法律事務(wù)所的合伙人。在《律師事務(wù)所經(jīng)濟(jì)和管理》雜志（第二十五卷，第三號）中，他是這樣描述這個(gè)特殊問題的：
“為了確定怎樣激發(fā)某種生物的動(dòng)力，必須首先研究它的本性。律師們都是好爭論的人，這并不是因?yàn)樗麄兪锹蓭�，而是因�(yàn)楹脿幷摰娜艘话愣紩?huì)成為律師。律師們都是非常自負(fù)的人，這一點(diǎn)沒人會(huì)覺得驚奇。同樣，我要說的是，并不是因?yàn)樗麄兪锹蓭熕�以很自�?fù)，而是因?yàn)榉浅Ｗ载?fù)的人一般都會(huì)變成律師。作為一家律師事務(wù)所里的主要員工，論起智慧和能力，肯定要優(yōu)于那些在一般工廠、百貨公司或者保險(xiǎn)公司的員工。律師們傾向于使更有智慧、更有能力的人圍繞在自己周圍，那些不符合標(biāo)準(zhǔn)的人很快就會(huì)掉隊(duì)。
那么現(xiàn)在的問題就是：怎樣才能激發(fā)這些好爭論、自負(fù)、極其聰慧又有能力之人的工作動(dòng)力呢？答案是：他們在很大程度上是自我驅(qū)動(dòng)的。正是由于以上諸多原因，深思熟慮的有目的性地去激發(fā)律師們的工作動(dòng)力，往往會(huì)立刻被其覺察而且通常情況下會(huì)產(chǎn)生相反的作用。然而自我驅(qū)動(dòng)力卻常常更有成效。這樣的話管理者的職能就在于避免與這些自我驅(qū)動(dòng)的潛力發(fā)生沖突，而是讓他們發(fā)揮到極至。唯一要避免的就是由于律師們過分主動(dòng)而可能給該團(tuán)體帶來不良后果。有些時(shí)候管理者更需要做的是去調(diào)和這些動(dòng)機(jī)，而不是去刺激它。
很明顯，這些原則性的概括并不是放之四海而皆準(zhǔn)的。有一些律師很懶惰，另一些是嚴(yán)格的從九點(diǎn)到五點(diǎn)的上班族。有些職員則是得過且過，比如有些人享受了45分鐘休息時(shí)間以后還會(huì)早退趕去吃午飯。當(dāng)然這些人都是些特例而且他們這種行為很快就會(huì)被人發(fā)現(xiàn)。在我們身邊的絕大多數(shù)人，如果待之以體諒和尊重的話，就會(huì)非常有效率地工作。有的時(shí)候，僅僅給予其一個(gè)機(jī)會(huì)，他們就能作出非凡的成就。
那么工作匯報(bào)卡起什么作用呢？定期評估、審查工作表現(xiàn)、提升或被晉升為合伙人，這些又起什么作用呢？事實(shí)上，這其中的每一樣?xùn)|西都極其重要，因?yàn)樗鼈冇绊懼�跟我們打交道的人的自尊心。�?dāng)然我們不能僅僅采取一個(gè)簡單的胡蘿卜加大棒的態(tài)度，而是應(yīng)當(dāng)給予員工盡可能多的自由和空間，期待他們在專業(yè)上取得成就。這樣，就會(huì)促使他們在自我驅(qū)動(dòng)下作出成績，而不是試圖去激發(fā)他們的工作動(dòng)力。
成功的律所管理者認(rèn)為他們是通過制度和文件管理的進(jìn)步獲得成功的。事實(shí)上，他們的成功也許只是因?yàn)樗麄冚^少干涉律師的工作。其實(shí)有些體制并非激發(fā)了律師們的動(dòng)力而是起了相反的作用。通過分析我們就可以發(fā)現(xiàn)，律師們的才智比起嚴(yán)密的管理要更容易直接帶來律所的成功。
那么在律所里'老板'又起什么作用呢？他（她）應(yīng)當(dāng)怎樣使用各種方法（包括提升、利益分配、調(diào)整工資、津貼）來激發(fā)人們的工作動(dòng)力呢？是否在獲得某種程度的成功之后才應(yīng)施行獎(jiǎng)勵(lì)，還是讓獎(jiǎng)勵(lì)成為促使人們獲得成功的工具？”
依該文作者之見，自我驅(qū)動(dòng)力才是最有力量的東西，它會(huì)促使個(gè)人作出貢獻(xiàn)來促成律所的成功，而管理者的任務(wù)就是使這樣的自我驅(qū)動(dòng)力發(fā)揮作用。為達(dá)成這樣的目標(biāo)，值得采納下面的建議：
（1） 目標(biāo)。如果律師們基本上都是自我驅(qū)動(dòng)的，那么當(dāng)他們的目標(biāo)與律所的目標(biāo)一致時(shí)，這種驅(qū)動(dòng)力的發(fā)展方向就會(huì)是積極的。這必須是管理者的首要目標(biāo)，即創(chuàng)造一種環(huán)境或態(tài)度，在這樣的環(huán)境和態(tài)度之下，每個(gè)人都相信若是使律所變得更好，自己就會(huì)更好。你可以把它稱為士氣，也可以稱之為情感維系，但無論怎么說，這是基本的需要。如果缺少這樣的共識(shí)，是不會(huì)成功的。
（2） 安全感。專業(yè)人士在一個(gè)能給予其安全感的環(huán)境里工作往往更有成效。在一個(gè)專業(yè)的環(huán)境里，威脅和逼迫通常都會(huì)起反作用。如果律師們不用去擔(dān)心提升或工作匯報(bào)卡的問題，那么他們就能更好的思考，并且也能更好地去作專業(yè)工作。
（3） 允許個(gè)性的存在。我們所談?wù)摰倪@些人都不是屬于一種定式的。一些人可能早起，另一些人則很晚才睡。有些人在早上工作效率最高，而另一些人如果早上10點(diǎn)以后才到辦公室晚上7：30才回家的話，他們會(huì)發(fā)揮更好。以家庭為主的人，還有那些急著回家吃晚餐的人，應(yīng)該允許他們這樣做。如果你在時(shí)間、著裝規(guī)范以及生活方式上允許人們保留自己獨(dú)有的個(gè)性，或允許人們自由的發(fā)表意見，那么你就能讓他們基本的自我驅(qū)動(dòng)力發(fā)揮得更好。自我驅(qū)動(dòng)的人一定會(huì)完成工作，如果沒有條條框框的束縛，他們會(huì)更好的完成工作。
（4） 肯定。這一點(diǎn)并不意味著管理者要給每人發(fā)個(gè)小金星或者是按品行計(jì)分�？隙ㄒ馕吨�公開表示感激，公開對某個(gè)人的成就表示認(rèn)同。對一名律師來說，鼓勵(lì)遠(yuǎn)比懲罰有效。
（5） 利益分配、提升和晉升為合伙人。這當(dāng)然是終極的目標(biāo)，是通向高級合伙人辦公室的鑰匙，然而它不應(yīng)被用作是一種刺激或鼓勵(lì)的工具。事實(shí)上，許多律師在被提升或成為合伙人之后工作效率更高。他們會(huì)更加努力地去證明別人放在他們身上的信心沒有落空。而實(shí)際上確實(shí)他們會(huì)更努力地工作來證明自己配被提升，而非去爭取下一次提升。他們的自信往往是成功的結(jié)果，而非成功的原因。因此，如果認(rèn)識(shí)到那些明顯低效率的人已經(jīng)落后，而去果斷地提升那些能更成功、更有效的律師或職員的話，就可以完成更多的工作，這要比等待進(jìn)行效率評估后再作出提升的決定更好。
在利潤分配中使用增長工資或者分配不同數(shù)額的薪酬作為獎(jiǎng)勵(lì)的方法實(shí)際上通常會(huì)起反作用。如果整個(gè)律所充斥著這樣的一種態(tài)度，一般都會(huì)引發(fā)更多的負(fù)面的內(nèi)部競爭而不是使律所得益。這種環(huán)境會(huì)使個(gè)人的驅(qū)動(dòng)力背離整個(gè)律所的目標(biāo)，那么重點(diǎn)就會(huì)更多的落在“我”個(gè)人身上，而不是“我們”身上。除此之外，如果個(gè)人與其他人比較獲得的利益，會(huì)傾向于認(rèn)為給自己的獎(jiǎng)勵(lì)不足。如果把注意力放在獎(jiǎng)勵(lì)上會(huì)使矛盾加劇。
§ 1.09 建立和維系一個(gè)組織
通過好的管理方法來保持律所的成長，是需要時(shí)間和技巧的。下面列出的就是如何建立更好組織的方法：
[1]—— 不斷提高工作標(biāo)準(zhǔn)
這一點(diǎn)并非意味著去增加可收取費(fèi)用的小時(shí)數(shù)，而是提高每一個(gè)人的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。對于法律部門的經(jīng)理和其他的部門經(jīng)理，例如文字輸入總監(jiān)、人事經(jīng)理以及服務(wù)質(zhì)量總監(jiān)來說，這一點(diǎn)是十分重要的。對那些沒有多少管理權(quán)力的人，例如秘書、甚至是合伙人自己，也是很重要的。
管理并培訓(xùn)普通律師的人是十分重要的。應(yīng)該審查工作被分派的方式和分派任務(wù)的合伙人評估普通律師工作表現(xiàn)的方式，也應(yīng)該教授培訓(xùn)的技巧并施以審查。
[2]—— 引入新人才
比起讓人們忙的四腳朝天，引入有才能的新人來填補(bǔ)必要的空缺是更好的方法。如果從法律專業(yè)人士中選擇填補(bǔ)空缺，可能會(huì)有很多問題，然而如果謹(jǐn)慎選擇的話，這些人也是可以提高組織效率和質(zhì)量的。同理，非專業(yè)的管理人員也一樣。每一個(gè)新人都應(yīng)該具備更好的才智和能力。如果必要的話，應(yīng)該允許有幾個(gè)月的等待時(shí)間，直到選中合適的候選人。
§ 1.10 組成委員會(huì)
律所是委員會(huì)主導(dǎo)的組織。律所由個(gè)人所有，并且有著不同的群體（合伙人、普通律師和其他職員），這樣使他們適于成立委員會(huì)式的架構(gòu)。但如果不加控制，委員的數(shù)量會(huì)不斷地增加。
在成立某個(gè)委員會(huì)之前，管理合伙人、高級管理人員或者其他有管理權(quán)的人應(yīng)該注意下面的問題：
* 成立委員會(huì)能對現(xiàn)在的工作有益嗎？
* 現(xiàn)在已有的委員會(huì)能否承擔(dān)這個(gè)工作？
* 新的委員會(huì)會(huì)和已有的委員會(huì)發(fā)生沖突嗎？
一般來說，成立委員會(huì)對下列事項(xiàng)是有益的，包括：
* 查找事實(shí)。
* 聽取多種不同意見。
* 擴(kuò)展或分享權(quán)力和責(zé)任。
* 要作的決定或建議必須具備多樣性或有跨部門代表，才能確保獲得更廣泛的支持。
* 需要同時(shí)使用不同人的才智、經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識(shí)。
委員會(huì)通常不善于作貫徹實(shí)施的工作。集體實(shí)施通常是間接的、沒有效率的。去實(shí)際貫徹執(zhí)行的是個(gè)人而非集體。貫徹執(zhí)行包括對一系列活動(dòng)的規(guī)劃、協(xié)調(diào)和完成。集體在最初規(guī)劃和協(xié)調(diào)上達(dá)成一致，而在實(shí)際工作中的協(xié)調(diào)和具體任務(wù)的完成是必須由個(gè)人來做的。
如果一個(gè)委員會(huì)要貫徹執(zhí)行某個(gè)計(jì)劃，那么其活動(dòng)內(nèi)容就應(yīng)該包括：
* 決定這項(xiàng)計(jì)劃涉及什么樣的任務(wù)和活動(dòng)；
* 將這些任務(wù)分派給個(gè)人；
* 監(jiān)管執(zhí)行過程（實(shí)際上委員會(huì)主席要比委員會(huì)更有效）。
如果委員會(huì)還必須要另設(shè)分支才能有效貫徹實(shí)施工作，那么就會(huì)產(chǎn)生多余的程序、耽擱、誤解、委員之間的摩擦或委員和其他人的摩擦。如果委員會(huì)堅(jiān)持要貫徹執(zhí)行，即使能完成所有任務(wù)，其運(yùn)作也會(huì)是煩瑣、低效且代價(jià)高昂的。另外，如果某個(gè)委員個(gè)人想要接手繼續(xù)運(yùn)作的話，摩擦和指責(zé)會(huì)在委員會(huì)內(nèi)外產(chǎn)生。
下面是一些有時(shí)被分派給了委員會(huì)然而由個(gè)人來做會(huì)更有效率的工作：
* 協(xié)調(diào)律所新辦公場所完工；
* 為事務(wù)所的客戶或業(yè)務(wù)介紹人舉辦一次活動(dòng)；
* 草擬政策和文件（非概念性、非審查性和非批準(zhǔn)性的事項(xiàng)）；
* 控制新的市場營銷計(jì)劃的時(shí)間表。
為完成某項(xiàng)任務(wù)而將責(zé)任分配給個(gè)人并不是說問責(zé)機(jī)制不重要，也不是說其他人與此就毫無關(guān)系，更不意味著委員會(huì)就不能在合理的范圍內(nèi)管理此事。負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)完成辦公室新場地事務(wù)的人要采納他人的專業(yè)知識(shí)、定期制定進(jìn)展報(bào)告、并要為結(jié)果負(fù)責(zé)。如果某人被指派草擬某項(xiàng)政策，那么委員會(huì)應(yīng)該對此定量，將其他部分工作分派給其他人，并且要審閱最后的文件成果。也許某個(gè)律師或市場營銷部的主管負(fù)責(zé)的是律所的市場營銷計(jì)劃，然而關(guān)鍵性的規(guī)劃和支出應(yīng)該由委員會(huì)來審議，整個(gè)營銷過程也應(yīng)被審議。
在某些律所里（其他組織也一樣），成立委員會(huì)被看作是解決某些問題的方法——但是到最后這個(gè)委員會(huì)反倒成了問題本身。成立委員會(huì)的目的是要找出解決方案。
許多變成了解決方案本身的委員會(huì)并沒有明確的目標(biāo)，他們也記不清自己的目標(biāo)了，或者說委員會(huì)的成員對目標(biāo)并不感興趣。如果是這樣的話，肯定是不可能有實(shí)際執(zhí)行的。
為成立一個(gè)有效的委員會(huì)，在組會(huì)之前必須考慮下面幾個(gè)因素。這樣會(huì)較少納入那些沒有構(gòu)想的人，從而提高委員的效率。
[1]—— 職能、角色和使命
一個(gè)高效的委員會(huì)需要清楚應(yīng)該完成什么樣的事，并且要大致清楚做事的方法。越能簡單明了地表達(dá)出這些內(nèi)容越好。一個(gè)簡單的描述委員會(huì)角色或使命的書面聲明，會(huì)更容易讓人明白、記住并且貫徹實(shí)施。這會(huì)使委員會(huì)關(guān)注它應(yīng)該關(guān)注的地方，并且認(rèn)識(shí)到何時(shí)應(yīng)該（或不應(yīng)該）完成它的使命。
[2]—— 時(shí)限、完成目標(biāo)的期限和時(shí)間表
舉例來說，雇用委員會(huì)有責(zé)任在面試開始前的兩個(gè)月就完成其招募計(jì)劃及履行計(jì)劃。這樣的規(guī)定會(huì)使委員會(huì)更容易貫徹執(zhí)行其職能并做好充分準(zhǔn)備。如果它總是等著看誰有時(shí)間去執(zhí)行的話，就是沒做好充分準(zhǔn)備，而且還會(huì)錯(cuò)失一些機(jī)會(huì)。
[3]—— 委員會(huì)人數(shù)應(yīng)與使命相符
通常人們在考慮委員會(huì)組成人數(shù)時(shí)考慮的是頭腦中“典型的”委員會(huì)人數(shù)，并非根據(jù)這個(gè)委員會(huì)特別的角色、職能和使命進(jìn)行衡量。更有說服力的觀點(diǎn)是：委員會(huì)的人數(shù)要盡量地少。一般說來，更小規(guī)模的委員會(huì)更容易實(shí)施管理并承擔(dān)責(zé)任。從邏輯上來說，再加上實(shí)際任務(wù)的規(guī)模大小，更小規(guī)模的委員會(huì)能更快、更有效、更經(jīng)濟(jì)地執(zhí)行任務(wù)。
委員會(huì)成立以后，出于政治需要有人可能會(huì)提出該委員會(huì)是否真正有效的質(zhì)疑，比如在分派權(quán)力和代表多樣性的問題上。即使這樣會(huì)產(chǎn)生增加委員人數(shù)的壓力，也應(yīng)該尋求平衡，即使其大到足夠有代表性，也小到足夠有效率。
[4]—— 委員的承諾
委員會(huì)的工作成果會(huì)反映其成員們的特征。如果委員們都是些堅(jiān)持到底的人，那么這個(gè)委員會(huì)也會(huì)堅(jiān)持不懈。
如果委員會(huì)的成員很少追根究底，那么這個(gè)委員會(huì)也不會(huì)貫徹始終，除非有其他人加入進(jìn)來。即使是這樣，這樣的委員會(huì)也不會(huì)將足夠的精力用在向人員分派任務(wù)從而完成目標(biāo)上。如果委員會(huì)由律所里最沒有管理才能的律師來擔(dān)任主席或是經(jīng)理（僅僅因?yàn)樗�有時(shí)間），那么這個(gè)委員會(huì)很可能也是雜亂無章、沒有效率的。一個(gè)由那些對問題、職能或使命毫不關(guān)心的人組成的委員會(huì)是“無動(dòng)于衷”的。要注意區(qū)分“目標(biāo)性”和“無動(dòng)于衷”，因?yàn)槌闪⑽瘑T會(huì)就是為了作出有目標(biāo)性的結(jié)論或建議。
委員會(huì)應(yīng)該承諾在一定時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)，這個(gè)承諾必須是實(shí)際的、及時(shí)的。要完成某項(xiàng)任務(wù)或達(dá)成某項(xiàng)建議而成立的專項(xiàng)事務(wù)委員會(huì)應(yīng)有一個(gè)時(shí)限或目標(biāo)期限。即使是被賦予了長期職責(zé)的常務(wù)委員會(huì)也應(yīng)有特別的時(shí)間限制、完成目標(biāo)的期限、或時(shí)間表，從而提高效率。
專項(xiàng)事務(wù)委員會(huì)應(yīng)設(shè)立一個(gè)自毀程序，因?yàn)榭傆幸惶焖�要完成其使命和任�?wù)，并解散所有成員去從事其他工作，除非它是一個(gè)明顯具備長期職責(zé)的常務(wù)委員會(huì)。在組成委員會(huì)時(shí)，大多都應(yīng)有這樣一個(gè)前提，即該委員會(huì)是特別設(shè)立的、臨時(shí)的而非永久的，這樣才能防止不必要的人數(shù)擴(kuò)散。
正如那些被分派了責(zé)任和任務(wù)的個(gè)人要承擔(dān)責(zé)任一樣，委員會(huì)也要承擔(dān)責(zé)任。如果委員會(huì)行動(dòng)緩慢、效率低下，就應(yīng)追查原因。如果委員會(huì)缺乏方向，那么應(yīng)該重新確定其使命并使其清晰化。如果缺乏能力和承諾，就應(yīng)進(jìn)行全部或部分的重組，只留下那些愿意更努力去推動(dòng)工作的人。如果委員會(huì)被私人之間的矛盾攪得亂七八糟，那么同樣要進(jìn)行重組，就和對待不愿發(fā)揮職能作用的委員會(huì)一樣。
[5]—— 委員會(huì)的管理
在每一次委員會(huì)議開始前，主席都應(yīng)該重新宣讀或復(fù)審委員會(huì)的職能、角色和使命。在專項(xiàng)事務(wù)委員會(huì)的會(huì)議中，還應(yīng)隨之遞交一個(gè)進(jìn)度報(bào)告。在常務(wù)委員會(huì)會(huì)議中應(yīng)遞交一份情況報(bào)告。
委員會(huì)應(yīng)該不斷確認(rèn)在其工作范圍內(nèi)的事項(xiàng)和不在其工作范圍內(nèi)的事項(xiàng)。如果某項(xiàng)決定或事項(xiàng)被認(rèn)為不在該委員會(huì)的工作范圍內(nèi)，但需要引起該委員會(huì)的關(guān)注，那么委員會(huì)應(yīng)做出特別決定將此事轉(zhuǎn)交并立即付諸實(shí)施。如果委員會(huì)使命的完成受這項(xiàng)附屬性事務(wù)所影響，那么委員會(huì)就應(yīng)該確立一個(gè)獲得結(jié)果的時(shí)限。如果不能獲得結(jié)果，委員會(huì)就應(yīng)該考慮（如果合宜的話）自己做決定或者解散。
從事研究和信息搜集工作也需要設(shè)立時(shí)限。如果需要而且能夠獲得更多的信息，那就應(yīng)該去取得這些信息；如果不可能取得，就要做出決定，或是立即決定不作決定。委員會(huì)應(yīng)盡可能避免不斷推遲作決定的時(shí)間或行動(dòng)的時(shí)間。美國運(yùn)營情況最好的公司都有“行動(dòng)的傾向”，這已被證明是他們的優(yōu)點(diǎn)了。除非存在有力的理由要求謹(jǐn)慎小心的行動(dòng)，否則不必要的耽擱常會(huì)使目標(biāo)落空。
不斷重復(fù)的決定就好像是心理學(xué)上的幻覺記憶一樣，即不斷的作出相同的決定，并且在將來的會(huì)議上又重新回到這個(gè)決定上來。如果已經(jīng)作出了某個(gè)決定，就把它寫下來，然后把它化為行動(dòng)；除非事情發(fā)生實(shí)質(zhì)性變化，否則不要回到作決定前的討論中去。
不要輕易就做出不作決定的結(jié)論。許多委員會(huì)用很長的時(shí)間來做決定，這實(shí)際上是在拖延，除非這個(gè)委員會(huì)是小心謹(jǐn)慎的在尋找一個(gè)不作決定的理由，比如說，由于將來才能掌握某個(gè)信息，或者做出錯(cuò)誤決定的后果要遠(yuǎn)比不作決定的后果嚴(yán)重；否則，委員會(huì)的職能就是要作決定的。
決定應(yīng)該是精確的、能被表達(dá)的簡單明了的。模糊、不精確、不完整或雜亂無章的決定，很難被理解并貫徹執(zhí)行。
最好的方法是先決定一般事項(xiàng)，然后再去研究特例。尤其在法律專業(yè)，在看法條之前先去研究并列出特例，常常意味著永遠(yuǎn)都不會(huì)了解法條的核心內(nèi)容。
作出決定之后要制定出下一步或下幾步的措施。應(yīng)盡可能安排專人或制定時(shí)間表來完成每個(gè)步驟。在會(huì)議結(jié)束時(shí)要對這些步驟進(jìn)行總結(jié)，并對涉及的人員和時(shí)間表進(jìn)行說明。
[6]—— 主席的作用
一般說來，一個(gè)委員會(huì)的效率高低與其主席有很大關(guān)系。主席必須在這些方面持堅(jiān)定態(tài)度：圍繞主題、限制討論的數(shù)量、保證所有想發(fā)言的委員都有機(jī)會(huì)發(fā)言、會(huì)議應(yīng)有合理時(shí)長。
如果有的委員由于缺席或其他原因開始起反作用，主席就必須作出更換委員的決定。
§ 1.11 總結(jié)
律師們忽略了管理從而產(chǎn)生了各種問題于是陷于麻煩之中。過去發(fā)生過太多這樣的事了。管理在許多律師事務(wù)所里曾經(jīng)而且仍然被看作是律師的“非專業(yè)”的工作和責(zé)任。
這一點(diǎn)在那些合伙人定期輪流擔(dān)任管理人的律師事務(wù)所里表露無疑。有這樣一家律所，每六個(gè)月更換一次管理合伙人；如果合伙人到了58歲（或以上），就可以從這種麻煩的任務(wù)中“解脫”出來。不用說，這家律所存在著某些嚴(yán)重的問題，至少它完全缺乏對專業(yè)工作的協(xié)調(diào)。
管理、組織和體制常常被看作是一項(xiàng)花費(fèi)，但事實(shí)上它們會(huì)使收益最大化。那些只想做“法律事務(wù)”的律師事務(wù)所――無論是只有一名律師還是有一群律師，比起認(rèn)識(shí)到自己需要好的管理、學(xué)習(xí)并實(shí)施管理技能的律所來，工作效率更低，頭痛問題更多，被以玩忽職守罪起訴的次數(shù)更頻繁。
德威特·Ｇ·麥克卡提在他于1926年首次出版的先鋒性著作《律師事務(wù)所管理》中這樣總結(jié)到：“真正有效的管理不止是有效的規(guī)劃，不止是簡化和標(biāo)準(zhǔn)化，不止是減少浪費(fèi)，也不止是提高生產(chǎn)力。它甚至不止是協(xié)調(diào)的精神，不止是為了追求更好的生活而忘我的工作。管理的各種原則都是互相依賴、互相協(xié)調(diào)的。如果單獨(dú)的適用這些原則，它們只會(huì)在某些方面發(fā)揮作用，而合在一起它們就會(huì)擁有像“黃金規(guī)則”1一般高尚的道德體系，同時(shí)也會(huì)像乘法表那樣實(shí)用。合為一體，它們就成了獲得成功的巨大力量。


1 譯者注：黃金規(guī)則即圣經(jīng)中耶穌提到的要“愛人如己”的命令。這是對人來說是最高的道德標(biāo)準(zhǔn)。