[ 鐘建林 ]——(2010-5-24) / 已閱50621次
③排列卷內(nèi)訴訟文書(shū)順序；
④剔除金屬物，修補(bǔ)整理文件；
⑤編寫(xiě)案卷頁(yè)數(shù)，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、備考和封面；
⑥裝訂案卷。
（1）平時(shí)注意及時(shí)收集訴訟文書(shū)
由于審理案件是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，訴訟文書(shū)來(lái)源廣泛，種類(lèi)繁多，形式各異，制成文書(shū)的時(shí)間不同，書(shū)記員收案后，就要經(jīng)常留心收集審判進(jìn)程各階段形成的文書(shū)，做到收集及時(shí)，手續(xù)完備。書(shū)記員手中保管的案卷常常是數(shù)件、十?dāng)?shù)件乃至數(shù)十件。書(shū)記員要注意將每個(gè)案件的卷宗封面的案件編號(hào)分別擺放，做好收集的準(zhǔn)備；此后每個(gè)案件的訴訟文書(shū)，按照形成的自然時(shí)間順序，分別擺放在案卷封面后面，做到收集及時(shí)、齊全、排放有序，便于案件審結(jié)后組合案卷。
（2）檢查和調(diào)整卷內(nèi)訴訟文書(shū)
案件審結(jié)后，在正式組卷時(shí)，還要再進(jìn)行一次檢查，看看訴訟文書(shū)是否收集齊全，已有的文書(shū)中法律手續(xù)是完備，并及時(shí)補(bǔ)正。還要檢查每份文書(shū)是否內(nèi)容重復(fù)的文件，卷內(nèi)只保存一份，但領(lǐng)導(dǎo)有指示的重復(fù)文件仍應(yīng)保留。一個(gè)案件訴訟文書(shū)多的可以立分卷。另外應(yīng)保留三份裁判文書(shū)夾在卷內(nèi)，以便日后利用。
（3）排列卷內(nèi)訴訟文書(shū)
排列卷內(nèi)訴訟文書(shū)順序，總體要求是，按照訴訟程序的客觀(guān)進(jìn)程形成文書(shū)的時(shí)間自然順序進(jìn)行排列。這是因?yàn)槿嗣穹ㄔ旱脑V訟案卷是法院審判活動(dòng)的真實(shí)記錄，它是用文字的形式，記載案情和案件處理的過(guò)程和結(jié)果。案件的審理是按照審判程序進(jìn)行的，所以卷內(nèi)文書(shū)的排列順序就要反映審判程序。這是我們排列卷內(nèi)訴訟文書(shū)順序時(shí)的核心要點(diǎn)。
民事案件卷內(nèi)訴訟文書(shū)排列的順序，正卷：1、立案審批表→2、起訴書(shū)或者口頭起訴筆錄→3、立案（受理）通知書(shū)（存根）→4、起訴狀副本、應(yīng)訴通知書(shū)、舉證通知書(shū)送達(dá)回證→5、答辯狀及附件（注意區(qū)別答辯狀和代理詞，不要把代理詞裝在答辯狀的位置）→6、當(dāng)事人身份證明材料（法人為：營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明書(shū)；自然人為身份證或者戶(hù)口本復(fù)印件）→7、原、被告訴訟代理人的委托授權(quán)書(shū)及身份證明材料→8、原、被告舉證材料→9、財(cái)產(chǎn)保全、先予執(zhí)行手續(xù)材料→10、詢(xún)問(wèn)、調(diào)查取證材料→11、調(diào)解筆錄及調(diào)解材料→12、撤訴申請(qǐng)書(shū)→13、鑒定材料→14、傳票、出庭通知及開(kāi)庭公告底稿→15、開(kāi)庭審判筆錄→16、訴訟代理人的代理詞→17、判決書(shū)、調(diào)解書(shū)、裁定書(shū)正本→18、宣判筆錄→19、繳納訴訟費(fèi)或免費(fèi)手續(xù)→20、判決書(shū)、調(diào)解書(shū)、裁定書(shū)的送達(dá)回證→21、案件審理流程表（上訴案件的：22、上訴狀副本→23、上訴案件移送函存根→24、上級(jí)法院退卷函→25、上級(jí)法院判決書(shū)、調(diào)解書(shū)、裁定書(shū)正本）→26、證物處理手續(xù)→27、備考表→28、證物袋→29、卷底。
副卷（普通程序以判決方式審理結(jié)案的案件）：1、閱卷筆錄→2、案件承辦人的審查報(bào)告→3、承辦人與有關(guān)部門(mén)內(nèi)部交換意見(jiàn)的材料或筆錄→4、有關(guān)本案的內(nèi)部請(qǐng)示及批復(fù)→5、合議庭評(píng)議案件筆錄→6、審判庭研究匯報(bào)案件記錄→7、審判委員會(huì)討論記錄→8、案情綜合報(bào)告原、正本→9、判決書(shū)、裁定書(shū)原本→10、審判監(jiān)督表或發(fā)回重審意見(jiàn)書(shū)→11、其它不宜對(duì)外公開(kāi)的材料（如督辦函等）→12、備考表→13、卷底。
（4）剔除金屬物、修補(bǔ)整理文件
①剔除金屬物。為了防止卷內(nèi)訴訟文書(shū)日后受金屬裝訂物（訂書(shū)釘、回形針、大頭針）氧化銹蝕，損壞文件，在裝訂案卷前，應(yīng)一律將文書(shū)附著的金屬物予以剔除。
②修補(bǔ)、復(fù)印文件。
A、對(duì)破損的訴訟文書(shū)，應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
B、褪色的文件復(fù)印。將褪色的不便長(zhǎng)期保存的文件進(jìn)行復(fù)印。常見(jiàn)的需要復(fù)印的文書(shū)有：原來(lái)文書(shū)的字跡是用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水筆書(shū)寫(xiě)的、原來(lái)文書(shū)是傳真件的。因?yàn)橛眠@些材料書(shū)寫(xiě)的墨跡會(huì)隨著時(shí)間的推移而褪色或揮發(fā)，不利于長(zhǎng)期保管，經(jīng)過(guò)復(fù)印以后的復(fù)印件和原件一并歸卷。
C、復(fù)印、復(fù)制、貼補(bǔ)文書(shū)，一律用A4紙。原文書(shū)不是A4紙的，需要A4紙粘貼。
D不能將卷內(nèi)文字材料訂入裝訂線(xiàn)內(nèi)。若遇文字材料太靠左邊，則應(yīng)另行黏貼一條空白紙后再行裝訂，以保證卷內(nèi)文字材料完整，便于將來(lái)閱卷。
③字跡難以辨認(rèn)的材料，要附上抄件；外文材料應(yīng)將中文譯本附在后面。
④需要附卷的信封，要打開(kāi)平放，郵票不要起掉（因?yàn)猷]票的郵戳上附有郵件發(fā)送的時(shí)間）。
（5）編寫(xiě)案卷頁(yè)數(shù)、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、備考表和封面
①編寫(xiě)案卷頁(yè)數(shù)。卷內(nèi)訴訟文書(shū)經(jīng)過(guò)系統(tǒng)排列以后，應(yīng)用阿拉件數(shù)字編寫(xiě)順序頁(yè)數(shù)，以固定排列的文件順序。頁(yè)碼編在文件右上角，單面有字的一面編，兩面有字的，兩面都要編，兩面都要編頁(yè)數(shù)。編頁(yè)數(shù)時(shí)，第一遍用鉛筆輕寫(xiě)，以便有差錯(cuò)時(shí)改寫(xiě)，經(jīng)檢查確實(shí)無(wú)誤后，再用鋼筆寫(xiě)上該頁(yè)的頁(yè)數(shù)。
②填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、備考表、封面。案卷在封面后和文件前，應(yīng)放置卷內(nèi)目錄紙，編寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，以便查閱。在卷內(nèi)目錄的基礎(chǔ)上包括序號(hào)、文件名稱(chēng)、頁(yè)次、備注。編完目錄后，應(yīng)緊接著加寫(xiě)這本卷宗連底、封面、目錄共計(jì)XX頁(yè)，并在總頁(yè)數(shù)上蓋上立卷書(shū)記員的名章。備考表，每卷應(yīng)放備考表，放在訴訟材料的最后卷底的前面，以便案件承辦人或檔案人員隨時(shí)注明有關(guān)事項(xiàng)。案卷封面的法院名稱(chēng)（全稱(chēng)）、案件的年度、審級(jí)、案號(hào)、案由、當(dāng)事人等項(xiàng)目由書(shū)記員負(fù)責(zé)填寫(xiě)。要求字跡端正清楚，保持卷面挺括清潔，不要隨便涂改。民商事案件，一審要寫(xiě)上判決、調(diào)解、撤訴等結(jié)案方式。結(jié)案日期，按裁判文書(shū)最后送達(dá)日期填寫(xiě)。歸檔日期，寫(xiě)案卷送至檔案室的日期。案卷的保管期限，應(yīng)根據(jù)《關(guān)于人民法院訴訟保管期限的規(guī)定》填寫(xiě)（附文件介紹）。
（6）裝訂案卷
案卷的裝訂要牢固整齊，以便于保管和利用，防止文書(shū)散失和損壞。具體要求是：
①確定裝訂部位�，F(xiàn)在全國(guó)法院所使用的司法文書(shū)格式都做了統(tǒng)一規(guī)定，案卷封面的裝訂線(xiàn)在卷面上有所標(biāo)識(shí)。如果沒(méi)有裝訂標(biāo)識(shí)的，則裝訂線(xiàn)在距案卷左邊2.5厘米，以中眼為準(zhǔn)，上眼和下眼與中眼的距離均為8厘米（平時(shí)發(fā)生的其他材料，注意養(yǎng)成左側(cè)裝訂的習(xí)慣）。
②理齊案卷材料。裝訂的案卷，要求在紙張的長(zhǎng)度和寬度一致的前提下（A4紙），達(dá)到右邊齊、下邊齊。
③案卷厚度不超過(guò)2厘米，頁(yè)數(shù)不超過(guò)200頁(yè)。
④卷底貼封紙，加蓋書(shū)記員名章。案卷裝訂完畢，在卷底三眼線(xiàn)上貼上封紙，蓋住線(xiàn)繩，在封紙與卷宗紙的騎縫處，蓋上書(shū)記員名章。
二、訴訟卷宗的歸檔
書(shū)記員在完成立卷工作后，應(yīng)及時(shí)將案卷移交檔案室 ，這就是歸檔。為了提高訴訟文書(shū)立卷歸檔質(zhì)量，書(shū)記員在立好卷歸檔前，應(yīng)經(jīng)承辦該案的法官檢驗(yàn)，法官檢驗(yàn)的內(nèi)容為：
（一）卷面案號(hào)、原被告與裁判文書(shū)是否一致；材料是否收集齊全；無(wú)關(guān)材料是否剔除。
（二）材料制作手續(xù)是否完備，如筆錄是否清晰無(wú)錯(cuò)漏，制作時(shí)間、地點(diǎn)、當(dāng)事人姓名是否填寫(xiě)清楚；當(dāng)事人、審判員、書(shū)記員是否簽名。
（三）法律文書(shū)原本、正本核對(duì)無(wú)異。
（四）訴訟文書(shū)排列正確，頁(yè)數(shù)編號(hào)無(wú)誤。
（五）根據(jù)《關(guān)于人民法院訴訟檔案保管期限的規(guī)定》，對(duì)案卷提出保管期限的意見(jiàn)。要注意防止出現(xiàn)書(shū)記員代審判員檢驗(yàn)卷宗。卷宗檢驗(yàn)人的簽名一定由檢驗(yàn)卷宗的審判員親自簽名。卷宗檢驗(yàn)完畢后，書(shū)記員還要填好案件卷宗歸檔表，交庭長(zhǎng)審核后將案卷移送檔案室。
訴訟卷宗在立卷和歸檔這個(gè)環(huán)節(jié)上，一定要杜絕出現(xiàn)超期歸檔的現(xiàn)象，一定要在案件報(bào)結(jié)日期后的一個(gè)月內(nèi)歸檔。
第六節(jié) 附 件
附件：最高人民法院《人民法院訴訟文書(shū)立卷歸檔辦法》（法[辦]發(fā)[1991]46號(hào) 1991年12月24日，略）
作者單位：湖南省長(zhǎng)沙市芙蓉區(qū)人民法院
通訊地址：長(zhǎng)沙市芙蓉區(qū)嘉雨路467號(hào)。郵政編碼：410016
聯(lián)系電話(huà)：0731-84784810
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