[ 習曄琳 ]——(2012-8-22) / 已閱27000次
* *縣公證處業(yè)務發(fā)展存在的問題及對策
**縣公證處成立于1982年，是全國較早成立的公證處，隨著改革開放政策的實施，**縣公證處的公證業(yè)務也得到了長足發(fā)展，特別是2008年至進入**縣政務中心之前（2011年6月13日），年均辦證上千件，收入逐年上升，但在進入縣政務中心后，由于不能適用現(xiàn)在的管理模式，公證人員的工作積極性有所降低，導致公證業(yè)務滑坡，收入也有所降低，特別是公證業(yè)務發(fā)展遭遇到了瓶頸。2011年，**縣公證處共辦理公證事項780件，比前五年平均辦證量下降了22%，2012年至7月底，共辦理各類公證事項也只有459件，比上年度同期下降了25%，而且所辦公證案件中，相當于必辦公證事項的涉外公證（含港澳臺）有 128件，房地產(chǎn)、國土部門、銀行要求辦理的繼承權公證、財產(chǎn)分割協(xié)議有98件，委托書公證有134件，批量公證有42件，除這些外，其他公證只有57 件，應當占公證業(yè)務主導地位的合同類、具有強制執(zhí)行效力債權文書類公證只有寥寥 5件，處于極度萎縮狀態(tài)，時不我待，在這種情況下，**縣公證處應如何擺脫這種情形，是擺在每一個工作人員面前的一個重大問題。作為公證處的一員，謹以此報告，望能對**公證事業(yè)的發(fā)展有所幫助，使**公證事業(yè)能進入良性發(fā)展。
一.**縣公證處在公證工作中存在的問題與困難：
1.財務管理制度缺失，財務管理混亂，會計與出納同為一人，除有一收入流水賬外，無年度開支預算，無開支審批制度，無年度開支明細表，無報賬會審制度，無收支平衡表，無財務公開制度等應有的各項制度，且每年的積累為零，使**縣公證處的硬件發(fā)展止步不前。
2.公證業(yè)務量開始下降，傳統(tǒng)重頭業(yè)務直線下降，業(yè)務發(fā)展面臨空前危機，應為主導地位的合同（協(xié)議）類、具有強制執(zhí)行效力的債權文書類公證事項已少之又少，提存、登記、招投標、拍賣類還未辦一件，公證法律服務顧問單位未有一家。
3.公證程序有待規(guī)范。根據(jù)《公證法》、《公證程序規(guī)則》及相關公證細則、指導意見的相關規(guī)定，公證處對當事人所述事實及所提供的證明材料有進行核實的權利和義務，但**縣公證處工作人員除對所提供材料進行形式審查外，很少進行實質(zhì)審查，實地核實，甚至于對所提供的證明材料只看印章，對其所提供的證明材料所述事實是否真實也未進行過審查。在具體公證事項的申請、受理、出證過程中的程序要求也不嚴格，審批程序如同虛設，對比較復雜的公證事項，如繼承權、合同（協(xié)議）、具有強制執(zhí)行效力的債權文書、保全證據(jù)等公證事項，亦是在申請當日即申請、受理、審查、出證完結，很不嚴密，這也是常導致公證案件有瑕疵甚至有錯誤的原因;還有，要素式公證書出證證詞千篇一律，引用法律、法規(guī)不準確，邏輯性不強，表述不夠嚴謹。
4.公證處無激勵機制，工作人員均坐、等、靠思想嚴重，未發(fā)揮自己的主觀能動性，缺乏改革意識，創(chuàng)新意識，發(fā)展意識。
5.公證宣傳、研究滯后，現(xiàn)在**縣的廣大民眾對公證的認識仍停留在開獎后的幾句公證詞中，認為公證員只是一個木偶監(jiān)督人，公證處只是賣紙、蓋印章的部門，而對公證能夠幫助、指導大眾依法設立、變更法律行為，衡平當事人之間的關系，剔除糾紛和不真實、不合法因素的作用不了解，未能認識到其在民眾生活中的重要作用。我們的公證研究人員也非常稀少，使得公證在行業(yè)文化、理論、實務上均未有厚重的基石，這也是導致公證事業(yè)停滯不前的原因之一。
二.對**縣公證處公證工作的幾點意見：
1、今年為規(guī)范建設年,且事業(yè)單位體制改革也進入了實質(zhì)進展階段，我處應以此為契機，完善公證處各項制度建設，并將硬件建設納入議程。
按照湖南省對規(guī)范公證處的要求，縣級公證處應保有資金人民幣20萬或等值可支配資產(chǎn)，有固定的辦公場所，且人均辦公面積應在15平方米以上，并應設立接待室、辦證室、檔案室、財務室、保密室，有兩名以上公證員(含至少一名涉外公證員)，每一公證員需配備公證員助理一名，還有其他相匹配的其他硬件設施。在<<廣東省事業(yè)單位分類改革試點指導意見>>中，公證處與行業(yè)協(xié)會、學術聯(lián)誼、咨詢經(jīng)紀、鑒定評估、認證機構歸于一類，被要求逐步向社會中介組織發(fā)展，依法獨立開展活動，向社會提供有償服務，這也是我省公證處以后體制改革可能的方向，因此，我處應作好充分準備，努力達到省規(guī)范公證處的要求，為體制改革打下良好基礎，也請司法局為我處體制改革提供相應資金和場地支持。
加強公證員和公證員助理隊伍建設，努力提高公證員及公證員助理的素質(zhì)，增加公證員（含涉外公證員）的數(shù)量，為公證員配備公證員助理。
優(yōu)秀的公證員是公證處的基石和靈魂，他們必須有飽滿的政治熱情，精湛的執(zhí)業(yè)技能，嚴謹?shù)乃季S方式，淵博的法律知識，豐富的社會經(jīng)驗，謙虛謹慎，努力進取，品德高尚，誠實信用，安于職守，不徇私情，自覺維護社會正義和公證程序;公證員素質(zhì)提高的基本方法在于學習、思考、總結、交流，因此，我們公證員應努力學習，勤于思考，善于總結，勇于交流，只有這樣才能提高自身素質(zhì)，為公證當事人提供高水平的公證法律服務。公證員助理是公證員的助手，可以接待咨詢?nèi)藛T，接受當事人申請，受理公證事項，告知、詢問當事人，打印、復核公證詞，制作及送達公證書，亦是公證處不可或缺的人員。公證處應為勤學、進取的公證員和公證員助理提供良好的發(fā)展平臺，使公證處成為培養(yǎng)一流公證人員的沃土，進而為成為一流的公證處打下堅實的基礎。
3、嚴格按公證程序規(guī)定受理、審查、出證，建立疑難公證討論制度，確保辦證質(zhì)量。
公證程序中的申請、受理、送達環(huán)節(jié)比較簡單，不會出現(xiàn)大的問題，存在質(zhì)量問題的環(huán)節(jié)一般出現(xiàn)在審查及出證程序中，因此，為確保公證質(zhì)量，對于比較復雜的繼承權、具有強制執(zhí)行效力債權文書、贈與、財產(chǎn)分割、保全證據(jù)、合同（協(xié)議）類、公司類公證事項，必須按照中公協(xié)的具體操作規(guī)則辦理，嚴格審批程序，如系重大、疑難公證事項，必須經(jīng)業(yè)務研究組討論，方可出證，盡量不要當日申請、受理、出證，應預留審查、核實和當事人考慮的時間，確保當事人無疑異以及公證質(zhì)量(《公證法》規(guī)定公證事項應在受理之日起十五個工作日內(nèi)向當事人出具公證書)。對于要素式公證書的公證詞，公證員應按公證類別認真斟酌，做到事實準確，運用法律法規(guī)準確，語句邏輯清晰，通俗易懂，盡量讓當事人和使用者均能讀通讀懂。公證書要嚴格按照《公證程序規(guī)則》的相關規(guī)定制作，做到美觀、整潔、無刪改，為當事人提供高水準且實用的公證法律文書。
4. 關于公證業(yè)務拓展：
“發(fā)展才是硬道理”。作為公證員是千萬不能在辦公室里“坐、等、靠”。2010年深圳市有7個公證處，只有90名公證員，但全年辦證有21萬件，年人均辦證2300余件，共計收入1.5個億，這么輝煌的成績是怎么來的？據(jù)當時任深圳市公證處副主任的李金祥介紹，他們所有的公證員均是常年奔波在外，主動聯(lián)系公證業(yè)務，出入于公司、企業(yè)、銀行等單位，每周一般只安排半天的時間在辦公室審查疑難案件，出具公證書，其他大部分工作均由公證員助理完成�！疤焐喜粫麴W餅”！公證處公證員只有努力拓展業(yè)務，方才有發(fā)展之路，本人謹有以下想法，以期為公證處業(yè)務發(fā)展拋磚引玉：
縱向聯(lián)系方面：a、中公協(xié)、省公協(xié)、市公協(xié)是公證處的業(yè)務主管，亦是為公證機構業(yè)務發(fā)展提供理論依據(jù)的部門，我處作為最基層的公證機構應及時將工作中遇到的新問題、新情況向其反映，為公證業(yè)務拓展研究提供素材，使業(yè)務發(fā)展方面的理論研究立足于實際、立足于基層。b、司法局是公證處的娘家，一榮俱榮，應作為公證處發(fā)展業(yè)務的堅強后盾，我縣有十五個鄉(xiāng)鎮(zhèn)，均有司法所，可設立“公證宣傳員”制度，由局里指定每一個司法所一名司法員為公證宣傳員，在日常法律服務、糾紛調(diào)解工作中導入公證機制，特別是對涉及賠（補）償、贍養(yǎng)、撫養(yǎng)等糾紛調(diào)解后達成協(xié)議和指導當?shù)氐膹V礦、企業(yè)、公司簽訂的合同，均可引導其進行公證，符合條件的還可以賦予強制執(zhí)行效力，以確保合同、協(xié)議的履行，對表現(xiàn)優(yōu)異的公證宣傳員可由公證處出資，以司法局名義在年底統(tǒng)一進行獎勵。c、與律師事務所、法律服務所取得聯(lián)系，努力拓展保全證據(jù)公證。在現(xiàn)行訴訟制度下，“打官司”即是“打證據(jù)”。但因證人不愿出庭作證、侵犯證據(jù)難以取得、互聯(lián)網(wǎng)證據(jù)難以固定、當事人財產(chǎn)情況難以查清等情形，導致敗訴的比比皆是，而通過辦理保全證據(jù)出證，這些情況就迎刃而解了。還有對合同解除程序的證據(jù)收集，一直也是律師、法律工作者收集證據(jù)比較棘手的問題之一，但通過對解除合同的催告函的內(nèi)容和送達過程申辦保全證據(jù)公證，就能保證其合同解除程序的合法性，并且還取得了強而有力的證據(jù)。
橫向聯(lián)系方面： a、對企業(yè)、廠礦、公司可由公證員分片自行聯(lián)系，與之簽訂常年公證法律服務顧問合同，注重服務，為其發(fā)展出謀劃策，為其合法經(jīng)營保駕護航，具體監(jiān)督重要會議的召開、審查合同、參與談判，適時為其出具法律意見書供其參考。b、對于銀行、信用社、擔保公司等金融機構，可租賃他方房屋，設立“公證業(yè)務咨詢室”，與之簽訂租賃合同，按年度支付相應房租，并派出工作人員現(xiàn)場辦公。c、 對于政府行政部門的行政程序過程中的現(xiàn)場檢查、詢問當事人、文書送達等過程，公證處均可為其辦理保全證據(jù)公證，以確保行政部門的在執(zhí)法過程中的程序合法。其合作方式可以在年初與之簽訂常年公證法律顧問合同，設立公證聯(lián)絡員制度，隨時聯(lián)系辦理相關公證事項。在年初還應與相關行政機構主管局長、主管人員主動聯(lián)系，開好聯(lián)系會，具體部門有房產(chǎn)、工商、環(huán)保、國土、安監(jiān)、水利、藥監(jiān)、物價、技監(jiān)、建設局、法院執(zhí)行局等單位。d、縣政府、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府、社區(qū)、村亦均可與之聯(lián)系，提供適用的公證法律服務，特別是涉及農(nóng)村的“山林承包合同”、“土地承包合同”、“土地流轉信托合同”等由于履約時間長，均可辦理合同公證，減少糾紛。
5、關于公證宣傳：
當前公證行業(yè)面臨很多負面的形象，這不但要靠我們公證員自身努力工作來挽回，還需要進行正面的宣傳，我處可以爭取以下方式來宣傳公證的價值以及提升**縣公證處的知名度：a、與電視臺聯(lián)系，以訪談節(jié)目的形式，選取若干比較典型的公證案列進行宣傳。b、與廣播電臺聯(lián)系，開辟公證知識專題講座專欄，宣傳公證的相關業(yè)務以及公證的作用。c、以公證處名義，在過年過節(jié)時短信群發(fā)，向群眾問候的同時宣傳自己。d、利用各鄉(xiāng)鎮(zhèn)司法所為公證宣傳陣地，制作宣傳欄，在全縣范圍內(nèi)不定期進行公證宣傳日，公證法律服務接待日活動。e、打印公證聯(lián)系卡，注明可辦公證事項、公證員聯(lián)系方式。 f、有條件時設立**縣公證處網(wǎng)站。g、建立公證理論、實務課題研究組，對**公證文化、公證實務、公證理論基礎、公證規(guī)則、公證制度等進行研究、探索，形成研究成果，并在具備成果時向報刊、雜志等投稿，造就**公證的品牌。
吾本子承父業(yè)入公證之行，不覺已幽幽十載！然嘆今**公證之止步不前，憂心如焚！雖才粗學淺，亦想盡己微薄之力，望能助**公證騰飛！他日**公證事業(yè)必將飛速發(fā)展，吾亦也將會以為其一份子而自豪！
作者:習曄琳
2012年8月
